Veja como cria o seu e-mail profissional

As mensagens de email são diferentes das letras digitadas. Você não pode ser “muito” formal em uma carta. Em um email, muito formal parece bobo. Qual é o tom apropriado para um email? – ligeiramente mais casual que uma carta. No entanto, há uma linha tênue entre ser muito relaxado e muito rígido.

Até certo ponto, a atitude e a cultura da sua empresa ditarão a quantidade de formalidade necessária. Por exemplo, lojas de flores e hotéis não serão tão formais quanto um banco ou escritório de advocacia. Ao compor a mensagem, considere a pessoa que a estará lendo. Conheça o seu público. O trabalho fica mais fácil quando você está respondendo a uma mensagem. Você já pode ver o tom do remetente. Tudo o que você precisa fazer é combinar com esse tom.

Em caso de dúvida, esforce-se por um tom profissional, mas de conversação. Uma maneira fácil de conseguir um tom de conversa é usar contrações (eu vou, ele é, ela é). Além disso, é aceitável usar pronomes. Na conversa, usamos as palavras “Eu, você, você”. Então, use-as em emails. Por exemplo, “é sugerido. . . Soa muito duro. Em vez disso, tente Sugiro.

Confira as plataformas de e-mail disponíveis

Tenha cuidado com o pronome“ eu ”. Usar muitos pode ser percebido como egoísta. Você não quer parecer pomposo. Se você notar uma abundância de “eus”, tente reescrever todas as outras frases. Isso criará variedade, e esse pronome pessoal desagradável não será tão óbvio fazer login.

E-mail é uma ótima forma de comunicação. Apenas lembre-se de que seu estilo antigo de escrever letras deve ser adaptado para que suas mensagens não pareçam rígidas. Por outro lado, o email NÃO é uma licença para ser desleixado. As mensagens de e-mail mais eficazes encontram um equilíbrio feliz. Eles têm um tom de conversa.

Não importa quão alta tecnologia o mundo se torne, ainda existem muitos problemas antiquados em relação à comunicação. Com o e-mail, você enfrenta o mesmo desafio que com o correio comum – convencer o destinatário a abrir a mensagem (ou envelope).

Muitos destinatários de email excluem mensagens sem nunca abri-las. Como você evita acabar no equivalente eletrônico do “Arquivo Treze”? A resposta é: usando uma boa linha de assunto. Uma linha de assunto permite ao leitor ver rapidamente qual é a mensagem. Ele serve como gatekeeper, determinando se a mensagem será aberta. Aqui estão três métodos para escrever uma linha de assunto eficaz.

Deixar a linha de assunto em branco não é uma opção. As pessoas não abrem mensagens quando não sabem do que se tratam. Por um motivo, eles não têm tempo para serem incomodados. Por outro lado, a ameaça de vírus de e-mail deixa as pessoas nervosas.

Saiba mais como usar o seu email

Quase tão inútil quanto deixar a linha de assunto em branco é digitar a palavra “Oi” ou “Saudações”. Eles são bons para mensagens para sua melhor amiga ou mãe. Mas, no mundo profissional, não diz nada ao destinatário. Pessoas específicas recebem muitos e-mails. Para cortar a desordem e ler sua mensagem, seja específico sobre o assunto. Quanto mais informações você fornecer na linha de assunto, maior a chance de obter a atenção da pessoa.

Por exemplo, em vez de digitar “Pergunta”, tente “Pergunta sobre o evento ABC”. Em vez de digitar “Proposta”, experimente “Proposta para evento em 7/5”. Usando uma linha de assunto específica é mais apropriado quando corresponder com pessoas que você conhece ou que estão esperando sua mensagem. Como você chama a atenção de alguém que não te conhece? Seja criativo.

Nesse caso, a linha de assunto não é usada para descrever o conteúdo da mensagem. Em vez disso, transmite algum outro tipo de informação. O conteúdo exato irá variar, com base na mensagem e no destinatário. A questão chave é: o que você pode dizer ao destinatário que irá convencê-lo a abrir a mensagem e lê-la?